• Kollektivvertragliche Änderungen ab 01.05.2025 – Vordienstzeitenerfassung und neue Lohntabellen
• (Bargeldlose) Trinkgelder – Prüfpraxis der Behörden

In unserer zweiten Mandanteninfo im Jahr 2025 möchten wir Sie wieder über wichtige Themen in der Personalverrechnung informieren. Insbesondere die Neuregelung der Lohn- und Gehaltsordnungen im neuen Kollektivvertrag stellen dabei eine besondere Herausforderung dar.

Kollektivvertragliche Änderungen ab 01.05.2025 – Vordienstzeitenerfassung und neue Lohntabellen

Lohn- und Gehaltserhöhung infolge längerer Betriebszugehörigkeit

Ab 1.5.2025 wird es im neuen Kollektivvertrag vollständig überarbeitete Lohn- und Gehaltstabellen geben. Dabei wird die Gliederung bei den Arbeitern nach Lohngruppe und Lohnstufe erfolgen und bei Angestellten nach Beschäftigungsgruppe und Gehaltsstufe.

Entscheidend für die Einreihung in eine bestimmte Lohn- oder Beschäftigungsgruppe sind die Ausbildung sowie die Art der Tätigkeit. Für die Einreihung in die Lohn-/Gehaltsstufen sind die anrechenbaren Vordienstzeiten oder Branchenerfahrungen relevant.

Die Vorrückung in die nächsthöhere Lohn-/Gehaltsstufe erfolgt nach jeweils fünf Dienstjahren. Der kollektivvertragliche Mindestlohn bzw. das kollektivvertragliche Mindestgehalt erhöht sich dann alle 5 Dienstjahre wie folgt:

• nach einer Dienstzeit von 5 Jahren auf 102,5 %
• nach einer Dienstzeit von 10 Jahren auf 105,0 %
• nach einer Dienstzeit von 15 Jahren auf 107,5 %
• nach einer Dienstzeit von 20 Jahren auf 110,0 %

Umstellung – Überzahlungen – KV-Mindestentgelt

Es gilt der Grundsatz, dass die neue Entlohnung ab 01.05.2025 durch die Umstellung nicht geringer sein darf als per 30.04.2025. Bestehende Überzahlungenkönnen aber geschmälert werden (Aufsaugen der Überzahlungen).

Auslaufende Übergangsbestimmung

(gilt nicht für Burgenland und Wien, gilt nur für Arbeiter)

Aufgrund des Umstandes, dass in den Bundesländern Niederösterreich, Steiermark, Kärnten, Salzburg, Tirol, Oberösterreich und Vorarlberg, die maximale Vorrückungsstufen bis 30.04.2025 höher (110,5% bzw. 112%), ausgefallen sind, als im neuen KV geregelt (max. 110%) wurde für diese Bundesländer eine sog. „auslaufende Übergangsbestimmung“ im KV festgehalten.

Diese regelt, dass Arbeiter:innen mit einer ununterbrochenen Dienstzeit einschließlich einer möglichen Lehrzeit von mindestens 20 Jahren, die aufgrund der bisherigen Vorrückungsbestimmungen per 30.04.2025 bereits in der Stufe „20 Jahre und höher“ eingestuft waren, im alten Vorrückungssystem bleiben.

Neuregelung der Lohngruppe 4 – Branchenerfahrung

Ab 01.05.2025 wird die Lohn- bzw. Beschäftigungsgruppe 4 für die Einstufung von

• Hilfskräften nach 10 Jahren Branchenerfahrung (bisher BGR 5) und
• Lehrlingen ohne erfolgreich abgelegte Lehrabschlussprüfung
• Arbeitnehmer mit absolvierter facheinschlägiger berufsbildender mittlerer oder höherer Schule ohne positiven Abschluss

herangezogen.

Für die Anrechnung der Branchenerfahrung zählt ausschließlich die Branchenerfahrung und nicht die ausgeübte Tätigkeit. Jede Tätigkeit, die in der Hotel- oder Gastrobranche ausgeübt wurde, muss angerechnet werden. Dazu zählen sowohl inländische als auch ausländische Zeiten.

Lehrlinge / Absolventen einer  facheinschlägigen berufsbildenden mittlerer oder höheren Schule

Lehrlinge, die zwar die Lehrzeit absolviert, jedoch die Lehrabschlussprüfung noch nicht abgelegt haben, sind künftig in die Beschäftigungsgruppe 4 einzustufen. Sobald die LAP abgelegt wurde, erfolgt direkt die Umstufung in die Beschäftigungsgruppe 3 (bisher verblieben diese Lehrlinge für die Dauer von 2 Jahren in der BGR 4).

Absolventen einer facheinschlägigen berufsbildenden mittlerer oder höheren Schule, die keinen positiven Abschluss dieser Schule nachweisen können sind künftig in die Beschäftigungsgruppe 4 einzustufen. Sollte der Abschluss nachgeholt werden, erfolgt direkt die Umstufung in die Beschäftigungsgruppe 3.

Nachweis der Branchenerfahrung

• der Nachweis erfolgt durch Vorlage von entsprechenden Dokumenten bzw. Arbeitspapieren (bspw. Dienstzeugnis, Versicherungsdatenauszug), welche der Arbeitnehmer dem Dienstgeber zur Anerkennung vorlegen muss.
• Sobald der Arbeitnehmer mindestens 10 Jahre Branchenerfahrung nachweist, ist die Einstufung in die Lohngruppe 4 mit dem auf den Nachweis folgenden Monatsersten vorzunehmen.

Wird der Nachweis bereits mit Antritt des Dienstverhältnisses erbracht, dann ist bereits bei Dienstantritt die Lohngruppe 4 maßgebend.

Vordienstzeitenanrechnung für die dienstzeitabhängige Einstufung ab Lohngruppe 3

Ab 1.5.2025 werden im neuen Kollektivvertrag nunmehr auch facheinschlägige Vordienstzeiten bei anderen Arbeitgebern für die dienstzeitabhängigeEinstufung ins Lohn- und Gehaltsschema angerechnet.

Ausmaß der Anrechnung der facheinschlägigen Vordienstzeiten

• beim selben Arbeitgeber ➔ Anrechnung zu 100 %
• bei anderen Arbeitgebern ➔ maximal 36 Monate (3 Jahre) ➔ egal, ob diese im In- oder im Ausland erbracht wurden.

Darüber hinaus gilt:

• sind bereits drei oder mehr Jahre beim selben Arbeitgeber anzurechnen, dann werden Vordienstzeiten bei anderen Arbeitgebern nicht mehr angerechnet
• sind weniger als drei Jahre an Vordienstzeiten beim selben Arbeitgeber anzurechnen, sind Vordienstzeiten bei anderen Arbeitgebern so weit zu berücksichtigen, bis 3 Jahre erreicht

Relevante Vordienstzeiten sind bei Neueintritten vom Arbeitnehmer bereits am ersten Arbeitstag bekannt zu geben. Erfolgt die Bekanntgabe nicht firstgerecht,so erfolgt die Berücksichtigung erst mit dem Monat, der auf die Bekanntgabe folgt.

In Bezug auf jene Arbeiter und Angestellte, die zum Zeitpunkt der Umstellung (1.5.2025) schon beschäftigt sind (also vor diesem Datum eingetreten sind) gelten die Regelungen betreffend Vordienstzeiten und Branchenerfahrung analog, wenn die Bekanntgabe dieser Zeiten bis spätestens 30. September 2025 erfolgt.

Was sind facheinschlägige Vordienstzeiten?

Der Kollektivvertrag versteht unter facheinschlägigen Vordienstzeiten das kumulative Vorliegen von vier Voraussetzungen:

• Facheinschlägige Dienstzeiten,
• erworben in der Branche des Hotel- und Gastgewerbes,
• Vorliegen einer facheinschlägigen Lehre mit LAP Abschluss einer mittleren/höheren berufsbildenden Schule (in Österreich oder als gleichwertig anerkannte ausländische Abschlüsse – anerkannt werden Deutschland, Ungarn und Südtirol bzw. nostrifizierte Abschlüsse) Anerkennung ausländischer Berufsausbildung sowie
• Zumindest Gleichwertigkeit der bereits erworbenen Dienstzeiten mit der vereinbarten Tätigkeit.

Nachweispflicht

Der Arbeitgeber kann, muss aber nicht, Nachweise für die Vordienstzeiten verlangen. Die Aufforderung muss schriftlich erfolgen und explizit die verlangten und relevanten Unterlagen nennen (z.B. Dienstzeugnisse, Arbeitspapiere, Sozialversicherungsauszug). Weiters muss der Arbeitnehmer in der Aufforderung auf die möglichen Konsequenzen bei Nichtvorlage hingewiesen werden.

Der Arbeitnehmer hat dann 4 Monate Zeit, die geforderten Unterlagen beizubringen – die Vordienstzeiten müssen aber bereits ab Beginn der Bekanntgabe berücksichtigt werden. Werden die Nachweise nicht erbracht, verfällt der Anspruch auf Berücksichtigung rückwirkend und der Übergenuß kann rückverrechnet werden.

Gemeinsame Bestimmungen für Vordienstzeiten und Branchenerfahrung

Zusammenrechnung von Vordienstzeiten/Branchenzeiten

Vordienstzeiten bzw. Branchenzeiten, die bei verschiedenen Arbeitgeber: innen im Hotel- und Gastgewerbe erworben wurden, sind zusammenzurechnen, sofern sie in Summe mindestens ein Monat beim selben Arbeitgeber betragen.

Der Kollektivvertrag regelt nicht, welches Beschäftigungsausmaß für die Berücksichtigung von Branchenjahren bzw. Vordienstzeiten vorliegen muss (Vollzeit/Teilzeit/Geringfügig). Mangels anderweitiger Regelung sind Branchenjahre unabhängig vom Beschäftigungsausmaß anzuerkennen.

Bestehende Arbeitsverhältnisse

Die Anrechnung von relevanten Vordienstzeiten bzw. Branchenjahren gilt auch für zum Zeitpunkt der Umstellung bestehende Arbeitsverhältnisse. Eine allfällige Umstufung erfolgt mit dem der Bekanntgabe bzw. dem Nachweis folgenden Monat.

Die Bekanntgabe der Vordienstzeiten/Branchenerfahrung bei bestehenden Arbeitsverhältnissen muss bis spätestens 30.9.2025 erfolgen. Der Arbeitgeber muss die Arbeitnehmer:innen schriftlich auffordern und dabei auf die Konsequenzen (Verfall) hinweisen.

Für die Anrechnung von Vordienstzeiten reicht es bei Fachkräften in einem ersten Schritt, wenn die Vordienstzeiten dem/der Arbeitgeber:in bis zum 30.9.2025 bekannt gegeben werden. Die Einstufung im Lohn-/Gehaltssystem hat der Information des/der Arbeitnehmer:in entsprechend zu erfolgen. Arbeitgeberseitig kann ein Nachweis über die Vordienstzeiten verlangt werden. Hierfür hat der/die Arbeitnehmer:in vier Monate Zeit. Erfolgt der Nachweis nicht, verfällt der Anspruch auf Vordienstzeitenanrechnung rückwirkend und kann mittels Aufrechnung in der Lohnverrechnung zurückgefordert werden.

Bei Hilfskräften ist die Branchenerfahrung dem/der Arbeitgeber:in bekannt zu geben. Für die Berücksichtigung bei der Einstufung in die Lohntabelle muss die Branchenerfahrung auch nachgewiesen werden. Legt der/die Arbeiter/in nachvollziehbare Unterlagen vor, sind diese Branchenzeiten zu dokumentieren und bei Vollendung der 10 Jahre in die LG4 ein- bzw. umzustufen.

Der Kollektivvertrag regelt, dass zum Zeitpunkt der Umstellung bestehende Grundlöhne nicht verringert werden dürfen. Die Aufrechterhaltung von bestehenden Überzahlungen ist kollektivvertraglich nicht erforderlich. Ein „Aufsaugen“ von Überzahlungen durch eine neue, höhere Einstufung im Kollektivvertrag ist daher grundsätzlich zulässig.

(Bargeldlose) Trinkelder – Prüfpraxis der Behörden

Bekanntermaßen sind Trinkgelder gerade in der Hotellerie und Gastronomie für die Mitarbeiter: innen ein erheblicher Faktor in Bezug auf die Entlohnung.

Das vom Gast gegebene Trinkgeld gilt jedoch im Hinblick auf die Sozialversicherung als sogenanntes „Entgelt von Dritter Seite“ und ist im Rahmen des sozialversicherungsrechtlichen Entgeltbegriffs als beitragspflichtiger Bezug erfasst. Dies bedeutet, dass ein erhaltenes Trinkgeld die Sozialversicherungsbeitragsgrundlage erhöht und dafür Beiträge abzuführen sind.

Dabei sind grundsätzlich per Gesetz die tatsächlich erhaltenen Trinkgelder pro Mitarbeiter zu erfassen – egal in welcher Höhe sie lukriert werden. Aufgrund der Tatsache, dass Trinkgelder aber im Regelfall, zumindest in der Vergangenheit, bar auf die Hand gegeben wurden, ist die tatsächliche Trinkgeldhöhe für den Arbeitgeber normalerweise nicht festzustellen. Als Verwaltungsvereinfachung wurden deshalb von den einzelnen Sozialversicherungsträgern bereits in den 90er Jahren so genannte „Trinkgeldpauschalen“ eingeführt, die bundesländerspezifisch festgesetzt wurden und im Zuge der Lohnverrechnung berücksichtigt werden müssen.

Auch wenn sich die bundesländerspezifischen Festsetzungen auf den ersten Blick in weiten Teilen ähneln, gibt es im Detail doch wesentliche Unterschiede im Hinblick darauf, wann vom Trinkgeldpauschale abgewichen werden darf bzw. muss. Beinahe in allen Festsetzungen (bis auf Oberösterreich und Wien)  sind nämlich sogenannte „Öffnungsklauseln“ geregelt, die im Wesentlichen besagen, dass dann, wenn die tatsächlichen Trinkgelder „erheblich“ von den festgesetzten Werten abweichen, die tatsächlichen Trinkgelder angesetzt werden müssen. Dies setzt aus unserer Sicht natürlich voraus, dass dem Arbeitgeber überhaupt bekannt ist, wie viel der einzelne Mitarbeiter jeweils erhalten hat.

Von erheblich ist dann die Rede, wenn die Trinkgelder weniger als die Hälfte oder mehr als das doppelte der Pauschale betragen. Nun ist ja bekannt, dass die festgesetzten Trinkgeldpauschalen aufgrund ihrer geringen Höhe in den allermeisten Fällen nicht ansatzweise die tatsächlichen Verhältnisse wiederspiegeln. Daher würde die Erhebung der tatsächlichen Trinkgelder in den meisten Fällen wohl dazu führen, dass von der Pauschale abgewichen werden muss.

Steuerlich gelten Trinkgelder als steuerfreie Bezüge sofern sie die Voraussetzungen des § 3 Abs. 1 Z 16a des Einkommenssteuergesetzes erfüllen. Nach diesen Kriterien muss das Trinkgeld

• Ortsüblich
• Freiwillig und
• zusätzlich zu dem Betrag gegeben werden, der für diese Arbeitsleistung zu zahlen ist.

Mit der Frage, was der Begriff „ortsüblich“ bedeutet bzw. ab wann Trinkgelder nicht mehr als ortsüblich gelten, hat sich das Bundesfinanzgericht in einem aktuellen Verfahren befasst. In diesem Verfahren hat das zuständige Gericht den Begriff der „Ortsüblichkeit“ im Hinblick auf das Verhältnis zwischen Trinkgeld zu Bruttolohn beurteilt und nicht auf die jeweilige einzelne Trinkgeldgabe. In der Entscheidung wurde festgehalten, dass Trinkgelder in Höhe von mehr als 25 % des Bruttolohnes nicht mehr als ortsüblich und somit nicht steuerfrei gewertet werden können.

Der Umstand, dass in den letzten Jahren Trinkgelder vielfach nicht mehr bar, sondern per (Kredit-)Karte gegeben werden, führt dazu, dass diese Trinkgeldeinnahmen vom Arbeitgeber in der Buchhaltung erfasst werden müssen. Da Lohnabgabenprüfer bei einer Prüfung auch die Buchhaltung durchforsten, sind die Karten-Trinkgeldeinnahmen eines Betriebes natürlich relativ leicht feststellbar.

Leider sind in den letzten Wochen und Monaten bei Lohnabgabenprüfungen verstärkte Bestrebungen der Behörden zu verzeichnen, die tatsächliche Höhe der von den Mitarbeitern lukrierten Trinkgelder zu erheben und im Falle einer Abweichung von den angesetzten Trinkgeldpauschalen die tatsächlichen Istwerte anzusetzen, was teils zu erheblichen Nachzahlungen führt.

Die Prüfer gehen hier meist so vor, dass die Trinkgeldeinnahmen lt. Buchhaltung mit den abgerechneten Trinkgeldpauschalen verglichen werden und eine etwaige Differenz nachverrechnet wird – derzeit offenbar allerdings nur im Bereich der Sozialversicherung. Ob die Finanz hier in Bezug auf die Lohnsteueraufgrund des BFG-Urteiles noch nachzieht, bleibt abzuwarten.

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